כיצד להפיק עיתון חברה יעיל וטוב 

1. הגדרת מטרות ספציפיות
רשום מה הן מטרותיך בהפקת עיתון חברה, בנוסף למטרות הכלליות שצויינו לעיל. לדוגמא:
- שיבוח עובדיך על הישגים והצלחות. עובדיך ישמחו לקבל קרדיט, באופן פומבי, להשקעתם בעבודה, וידרבן אותם להתמקצע בתחומם.
- נתינת במה לעובדיך, על פי תפקידיהם, לביטוי מקצועי, מה שמעמיק את ההזדהות שלהם עם החברה.
- הצגת מבצעים חדשים בפני לקוחותיך.
- הצגת הישגי החברה - הן בפני הלקוחות והן בפני העובדים וצוות ההנהלה. דבר זה מוכיח ללקוחותיך את המקצועיות שלך ומעמיק את אמונם בך. העובדים למדים מכך על תוצאות מאמציהם והתקדמותם.
- הצגת ידע מעודכן בפני הלקוחות והעובדים - חוקים ותקנות חדשים, עידכונים מקצועיים רלוונטיים, מחירי שוק חדשים ועוד. ע"י כך לקוחותיך רואים שאתה תמיד "בעניינים", מודע לשינויים, עידכונים והתפתחויות בתחום עיסוקך, מה שמעיד על כך שהם יקבלו ממך תמיד את השירות המדוייק ביותר. לגבי עובדיך - הם למדים, שוב, שמאמציהם נראים בפניך ושאתה מודע לתיפקודם. דיברנו כבר על הזדהות?
- גיוס לקוחות חדשים באמצעות הפצת העיתון.

2. בחירת הפורמט המתאים
להלן מספר נתונים לבחירת הפורמט לעיתון:
עיתון אחד עבור העובדים והלקוחות, או שני עיתונים נפרדים?
- האם תכני העיתון המיועדים ללקוחותיך עשויים לעניין את עובדיך? האם התכנים המפורסמים עבור העובדים רלוונטיים גם ללקוחותיך? ולהיפך?האם תיתכן פגיעה בלקוחותיך עקב קריאת תכנים המיועדים לעובדים? ולהיפך?
במידה והתכנים בעיתון רלוונטיים הן עבור לקוחותיך והן עבור העובדים - ניתן להפיק עיתון אחד. במידה ולא - יש לפצל את העיתון לשניים. מומלץ לא לוותר על עיתון עבור העובדים, משום ששמירת הקשר עמם מבטיח לך את נאמנותם והתייעלותם המקצועית. על הזדהות כבר דיברנו...

מהי צורת ההפקה המתאימה ביותר עבורך?
- עיתון מעוצב באופן מקצועי, המודפס בהדפסת איכות ומופץ באמצעות הדואר.
מתאים למקרים בהם העיתון משמש גם ככלי שיווקי שתפקידו, בין השאר, לגייס לקוחות חדשים - זוהי צורה מכובדת, מהודרת ומרשימה להפצת תכניך.
צורת הפקה זו מתאימה גם למצבים בהם יש ברצונך לגייס עובדים חדשים, לדוגמא - בחברות העובדות בשיטת השיווק הרב שכבתי, שמעוניינות לגייס מפיצים רבים.
הפקה מהודרת זו מתאימה גם במידה ולקוחותיך רגילים לקבל מחברות אחרות, שחלקן אולי הן אף מתחרות שלך, עיתוני חברה בהפקה מהודרת זו. במקרה זה יש לקחת בחשבון את נושא התחרות.
- עיתון מעוצב באופן מקצועי, המופץ בדרך אלקטרונית.
צורת הפקה זו מאפשרת הפצה בכמויות גדולות ובעלויות נמוכות. בדרך זו ניתן לקבל מן המעצב, באופן חד פעמי, את הגריד המעוצב ולעדכן את התכנים המתחלפים באופן עצמאי במשרד, ללא צורך בשירותי המעצב.
הפורמטים האלקטרוניים המתאימים להפצת עיתון אלקטרוני - pdf, html.
ניתן להפיץ עיתון זה הן בקרב לקוחותיך והן בקרב עובדיך, היות והוא עדיין מעוצב בקפידה.
- עיתון המופק בחברתך, בתוכנות משרדיות.
צורת הפקה זו מתאימה בעיקר להפצה בין העובדים, הן בדרך מודפסת והן בדרך אלקטרונית. לא מומלץ להשתמש בדרך זו לשם הפצת עיתון בין לקוחותיך או לצורך גיוס לקוחות ועובדים חדשים.

קביעת תכני העיתון
להלן מספר אפשרויות לדוגמא:
- מדורים מקצועיים.
ייכתבו בידי בעלי תפקידים שונים בחברתך. ניתן לבחור כותב קבוע לכל מדור, או כותבים מתחלפים - במידה ותחום עיסוק מסויים מאוייש ביותר מעובד אחד, ואתה מעוניין לתת במה לכולם.
- טורים אישיים של עובדים.
להבדיל ממדורים מקצועיים, בטורים האישיים העובד לא כותב על תחום עיסוקו אלא על הנאתו מהעבודה, על הרווחים שהוא מפיק ממקום עבודה זה, על שאיפותיו, התקדמותו עד כה ועוד.
כאן מומלץ להקדיש מקום למספר טורים שונים, שיתפרסמו בכל גיליון, ושייכתבו ע"י עובדים שונים.
- כתבות תוכן.
בכל גיליון מומלץ לשלב 2-3 כתבות, שכל אחת עוסקת בנושא מסויים בהרחבה. נושאי הכתבות חייבים להיות קשורים לתחום עיסוק החברה, ותוכן הכתבה למעשה בא להציג את המיומניויות של החברה בתחום זה.
- טורים קצרים בנושאים הבאים:
דבר העורך, המלצות, שאלות ותשובות של הקוראים, מבצעים, ברכות לימי הולדת - גם של העובדים וגם של הלקוחות (לגבי פרסומים של שמות לקוחותיך - עליך לקבל תחילה את אישורם לכך, היות וישנן חברות המעדיפות להשאר אנונימיות, מסיבותיהן הן).

קביעת גודל העיתון ותדירות ההפקה
לאחר שנקבעו התכנים שירכיבו את העיתון, ניתן לבחור בפורמט ההדפסה/תצוגה המתאים:
- אופן תצוגה המתאים לעיתון מודפס ולעיתון המופץ באופן אלקטרוני בפורמט pdf:
על מנת לבדוק כמה עמודים צריכים להכלל בעיתון - יש לספור את הטורים האישיים (מקסימום חצי עמוד לטור), את המדורים (בין חצי עמוד לעמוד למדור) ואת הכתבות (בין שני עמודים לארבעה עמודים לכתבה, תלוי בחשיבותה) וכך לקבוע את מספר העמודים המתאים לעיתון. אין מניעה לשנות את מספר העמודים מגיליון אחד למשנהו. בפורמט מודפס נהוג להפיק את העיתון בגודל 4A.
- אופן תצוגה המתאים לעיתון המופץ אלקטרונית בפורמט html:
חלוקה לתפריט כאשר כל מדור/כתבה מקבל "כפתור" המעביר את הקורא למיקום המדוייק של הטכסט הנבחר.

3. חלוקת תפקידים
יש לאייש מספר תפקידים חשובים לצורך הפקת עיתון חברה:
- עריכה.
העורך מפקח על ביצוע כל שלבי העיתון ע"י כל בעלי התפקידים. הוא מקבל את הטכסטים והתמונות הרלוונטיים מהכותבים, מרכז את כל החומר ומעביר אותו לעימוד ולעיצוב (הן למעצב חיצוני והן למי שמונה לכך בתוך החברה). הוא זה שקובע מי יכתוב מה בכל גיליון. לא לפחד - לעתים העורך הוא "האיש הרע" שבסיפור... תיטיב לעשות אם תבחר במישהו נחמד...
- כתיבה.
בחירת הכותבים עבור כל גיליון - כדאי מאוד לבחור בעובדים אשר הביעו רצון להשתתף בהפקת העיתון. עובד יבחר להשתתף בהפקה אם הוא יבין שבכך הוא מקבל דרך פומבית להביע את ידיעותיו, מקצועיותו והתמדתו בתפקידו.
חשוב ליידע את העובדים על תכני הגיליון שעבורו הם אמורים לכתוב לפחות חודשיים לפני מועד מסירת הטכסטים. צריך לזכור שהם גם עובדים במקביל לכתיבה...
- הגהה.
יש לבחור שניים או שלושה אנשים לצורך תפקיד זה. ההגהה באה לבדוק הן טעויות כתיב וניסוח ולתקנן, והן טעויות עובדתיות ומקצועיות.
כל טכסט חייב לעבור הגהה ע"י כל אחד מהמגיהים, מספר פעמים: מייד לאחר שלב ההקלדה - להגות ולתקן לפי הצורך ורק אז למסור את הטכסט לעיצוב ולעימוד.
לאחר שלב העיצוב - לקבל מהמעצב תדפיס של הטכסט המעוצב, להגות, לסמן את התיקונים הרלוונטיים ולהחזיר למעצב לצורך ביצוע התיקונים. לאחר ביצוע התיקונים המעצב מעביר שוב תדפיס למגיהים, על מנת לוודא את התיקונים. יש לחזור על שלב זה עד אשר כל התיקונים בוצעו.
לפני ההדפסה יש להפיק הדפסה אחרונה, צבעונית, שגם עליה יש לבצע הגהה אחרונה. לתת למעצב לתקן לפי הצורך.
חשוב מאוד לזכור שטעויות כתיב וטעויות מקצועיות בטכסט עלולות לפגוע בתדמית החברה! תפקיד זה של ההגהה הינו חשוב ביותר לצורך שמירה על אמינות ותדמית מצליחנית של חברתך!
- עיצוב.
במידה והוחלט להיעזר בשירותי עיצוב מקצועיים - יש לבחור את איש המקצוע המתאים. מומלץ לבחור באיש מקצוע בעל ניסיון רב ומוכח בתחום של עיצוב עיתונים ומגזינים, היות ואיש מקצוע זה הינו מיומן ויכול לעזור בכל שלבי ההפקה.
במידה והוחלט לעמד באופן עצמאי את העיתון במשרד, יש לבחור את העובד, או מספר עובדים - לצורך חלוקת הנטל, שיעמדו את העתון באמצעות תוכנה משרדית שברשות החברה.
- הפקה.
יש לבחור באדם שיופקד על ההדפסה, או לחילופין - על ההפצה האלקטרונית. כאשר עיתון מודפס בבית דפוס, יש לספק דוגמת הדפסה לבית הדפוס, על פיה יודפס כל העיתון. דוגמת ההדפסה היא עבור כל עמוד בעיתון. על המפיק להיות נוכח בשלב הראשון של ההדפסה, כדי לוודא שאין בעיות וכדי להשוות את הגיליונות המודפסים הראשונים לדוגמת ההדפסה.
במידה והוחלט לבחור במפיק דפוס מטעם המעצב החיצוני - אין צורך באיש נוסף מטעם החברה.
כאשר עיתון מופץ באופן אלקטרוני, על המפיק לעדכן את רשימת התפוצה ולדאוג לכך שכל מי שרשום בה יקבל העתק לתיבת המייל שלו.
חשוב מאוד - בצורת הפצה אלקטרונית יש להוסיף, בתחתית הודעת המייל, שורת קישור המאפשרת לכל המעוניין להמחק מרשימת התפוצה.

איך כותבים נכון?
להלן מספר טיפים חשובים לכתיבה נכונה:
- יש לקצר בכתיבה. להמנע מתיאורים מיותרים ומחזרות על דברים. סביר להניח שקוראיך הינם אנשים עסוקים...
- יש לחלק את הכתבה באופן שיקל על הקריאה: כותרת, משנה קצר (תקציר הכתבה), כותרות ביניים בתוך הטכסט, ציטוטים מוגדלים מגוף הכתבה.
- יש לשמור על אמינות לאורך כל הכתיבה.
- חשוב להמנע מהתנשאות כלפי הקוראים.
- יש לתת קרדיטים - הן לכותבים והן במקרים של ציטוטים ממקורות אחרים.
ולסיום, טיפים חשובים נוספים
- שלב בגוף הכתבה/מדור תמונות יפות ומעניינות על מנת למשוך את הקורא.
- השתמש בגופן ברור לגוף הכתבה, בגודל המתאים לקריאה ע"י כל אדם. ניתן להשתמש בגופן "דוד", גודל 12.
- הפץ טופס משוב בין נמעני העיתון אחת לשלושה-ארבעה גיליונות - ותקנו את הנדרש בהתאם לתגובות.
זכור - עיתון החברה נועד לקריאה על ידי לקוחותיך ועובדיך, היה קשוב לתגובותיהם!
בהצלחה!